福祉職員研修基礎編 ３・組織活動 ５・ ５W２H PDCA

SDCAのサイクルを　５W２Hを用いて

　日常の仕事で　自律的に　怠りなく実行していくことで　

　　ひいては　利用者サービスの向上に　大きく影響を及ぼしていくこととなるでしょう


５W２Hの　再確認ですが

Why　　　　 この仕事は、なぜ（なんのために）　目的

What　　　　この仕事は、なにを　　　　　　　　　　内容

Who         この仕事は、だれが　　　　　　　　　　主体

Where　　　この仕事は、どこで（どこへ）　　　　　場所

When　　　 この仕事は、いつまでに　　　　　　　　期限

How　　　　 この仕事は、どのように　　　　　　 　　方法

HowMuch　この仕事は、どのくらい　　　　　　　　 程度


もちろん　仕事には不測の事態が生じたり　

　特に　福祉のサービスにおいては

利用者さんの　個別的な状態に則した対応が　求められることがあります

　そうした問題に　的確に対応していくためにも

ルーティン（定型・定常）業務を　速く　確実に　ミスなく処理していく

　このような　仕組みを作ることが重要です

仕事の基礎的な部分について　標準化が可能な業務は

　できるだけ　標準化を図り「誰でもできる」ようにしておくとよいのです

そして

　先ほど　お話ししました　ＰＤＳＡサイクルです

何をやるにしても　ただ行き当たりばったりだと　必ずつまずきが起きます

　特に　仕事を進めるにあたっては　まず　計画（Ｐｌａｎ）をたて

　　それにもとづいて　行動（Ｄｏ）を　起こすことを　日頃から習慣づける必要があります

　さらに　その行動の結果を　逐次計画に照らして　確認（Ｃｈｅｃｋ）し

　　必要に応じて　処置（Ａｃｔｉｏｎ）を　講じていくのです

この流れを　ＰＤＣＡサイクルと言いますが

　具体的には　７つのステップで実践します

Ｐｌａｎ　　 ①　目標設定　　　 ②　計画の立案

Ｄｏ　　　  ③　計画の徹底　　④　実施

Ｃｈｅｃｋ　⑤　結果の確認（反省）

Ａｃｔｉｏｎ　⑥　応急処置　　　　⑦　再発防止（恒久対策）

　と　言った具合です

ただ・・　やはり　日常の仕事は　すべてが　定型のルーティン業務とは限りませんよね

　そして　標準的な進め方が　明確にされていないものも多くあります

特に　突発的な仕事は

　自分の感や経験に頼って行かざるを得ない部分があります

しかし

　こうした時にも　次の点に配慮しながら　確実に業務をすすめていくことが必要です

ひとつは

　「内容をしっかり把握する」です

　　過去の経験からの　思い込みや断定は禁物です

　　突発的な仕事ほど　内容を十分に検討して慎重に把握する必要があります

そして

　「処理遂行の手順を決め、必要な情報を収集する」

　　仕事は段取り八分　と言われるように　まず計画を立てて遂行することです

　　未体験の事柄や不明な事項については　類似する資料や情報で確かめる

　　関係者への相談や　上司の指示を仰ぐことも　重要です

さらに

　「同時に複数の業務がある場合には、優先順位をつける」です

　　同時並行で　いくつかの仕事を処理する場合には　

      基本的に　上司の指示を仰いだ上で着手しますが　

　　　　自分でも　緊急性、重要性、関連性などを考慮して　優先度合いを判断します

最後に

　「経過報告を行う」です

　　非定型な仕事は、緊急で期限付きのケースが大半です

　　　トラブル発生時は勿論のこと　仕事の進行状況については

　　　　上司から　催促されなくても　逐次報告しましょう

この章を　最後に　まとめますと

　日常管理（SDCA）　と　業務の改善（PDCA）の　サイクルは

　　チームで行う仕事でも　職場全体で推進していく行事などでも

　　　自らがチームの一員として　主体性を持って　計画に参加していただきたいのです

上から言われたことだけを　忠実にこなしていればいい　という　考え方では

　いつまでたっても　歯車でしかないからです

業務水準である「S」も

　必要に応じて　見直しを図り　

　　よりよく　改善していく

そのことによって　新たな「S」に対して　新たな　SDCAサイクルが展開される

　それらを　段階的に実施することによって

　　業務の内容と精度が　高まっていくのです

では　つぎの章では　職場の問題解決という　お題に沿って　進めて参りますね